Een evenement organiseren
Een groot evenement trekt veel mensen en kan overlast geven. Voor het organiseren heeft u een vergunning nodig. U vraagt de vergunning aan bij de gemeente.
Organisatoren hebben evenementen aangemeld voor de evenementenkalender 2024. De kalenderdatum is slechts een akkoordverklaring voor de datum van het te organiseren evenement. Het is nadrukkelijk geen melding klein evenement of een evenementenvergunning. Een organisator van een evenement moet voor het organiseren van het evenement tijdig een melding klein evenement of een volledige aanvraag evenementenvergunning indienen bij de gemeente.
Een groot evenement is bijvoorbeeld een braderie, carnavalsoptocht, kermis, concert of festival. Het evenement is open voor publiek. Een groot evenement geeft vaak overlast voor de omgeving.
Vooraankondiging
Gaat u een groot evenement organiseren? Geef dat zo snel mogelijk door aan de gemeente. De gemeente zet het evenement dan alvast op de evenementenkalender. De hulpdiensten (politie, brandweer en medische hulpdiensten) gebruiken deze kalender om hun planning te maken.
Vergunning aanvragen
Voor een groot evenement moet u een vergunning aanvragen bij de gemeente. Dat doet u via het Omgevingsloket.
De gemeente kan regels maken voor uw evenement. Deze regels staan dan in de vergunning. U moet zich aan deze regels houden.
Soms moet u voor een onderdeel van uw evenement nog een aparte vergunning aanvragen. Dit moet misschien bij:
- het plaatsen van een tijdelijk bouwsel (bijvoorbeeld een podium, tribune of feesttent)
- het plaatsen van reclameborden of routeborden
- het organiseren van een evenement op zondag of een feestdag
- het organiseren van een evenement in uw (horeca)bedrijf
- het tijdelijk schenken van alcohol
- het gebruik van wegen en paden bij een wieler- of hardloopwedstrijd
- het maken van muziek of hard geluid op straat
- het organiseren van een evenement in of bij een natuurgebied
Hoe werkt het?
- Een aanvraag evenementenvergunning dient uiterlijk 10 weken voorafgaand aan het evenement te zijn ingediend. Hierbij geldt dat alleen complete aanvragen in behandeling worden genomen.
- Een melding klein evenement dient uiterlijk 2 weken voorafgaand aan het evenement te zijn ingediend.
- Als organisator dient u zelf zorg te dragen voor een veilig verloop van het evenement.
Welke bijlagen moet u meesturen?
De gemeente beoordeelt of uw evenement een A-, B- of C-evenement is. Een B- of C-evenement valt onder de categorie aandachts- of risicovolle evenementen.
Bij een aanvraag A-, B- of C-evenement stuurt u altijd mee:
- een plattegrond van de evenementenlocatie (op schaal);
- een draaiboek en/of programma.
Voor een groter B- of C-evenement zijn in de voorbereiding adviezen van de hulpdiensten nodig. Om deze reden stuurt u nog extra mee:
- een veiligheidsplan;
- een verkeersplan en/of een calamiteitenplan;
- indien een particuliere beveiligingsorganisatie wordt ingehuurd dan ook een beveiligingsplan.
Andere vergunningen of toestemmingen?
Organiseert u een groot evenement waarvoor u mogelijk meerdere vergunningen nodig heeft? Neem dan contact op met de gemeente voordat u de vergunning aanvraagt.
Mogelijk moet u ook een vergunning of ontheffing aanvragen voor bijvoorbeeld:
- het plaatsen van reclameborden of verwijzingsborden;
- het organiseren van een evenement op zondag of een feestdag;
- het incidenteel organiseren van een festiviteit in uw (horeca)bedrijf;
- het tijdelijk schenken van alcohol;
- het gebruik van wegen en paden bij een wieler- of hardloopwedstrijd;
- het maken van muziek of hard geluid op straat;
- een tijdelijke terrasvergunning;
- een ontheffing van de sluitingstijden horecabedrijven.
Met het doorlopen van het digitale formulier wordt u hierop gewezen.
Let op ! Wanneer u alcohol gaat schenken, moet u voor zowel een klein evenement als voor een groot evenement een tijdelijke ontheffing voor het schenken van alcohol aanvragen.
Wat kost het?
Een evenement melden is gratis. Voor het aanvragen van een evenementenvergunning bedragen de kosten € 20,50 per dag.
Contactgegevens
Neem contact op met de gemeente voordat u een vergunning aanvraagt voor een groot evenement waarvoor u mogelijk meerdere vergunningen nodig heeft.
Heeft u vragen over de stukken die u moet aanleveren of andere vragen?
U kunt uw vragen e-mailen naar vergunningen@tholen.nl of u neemt telefonisch contact op via het algemene telefoonnummer.
Hoe lang duurt het?
De gemeente beslist binnen 8 weken over uw aanvraag. Lukt dat niet? Dan mag de gemeente deze periode 1 keer verlengen.
Bezwaar maken of in beroep gaan
Bent u het niet eens met de beslissing van de gemeente? Dan kunt u bezwaar maken. Daarmee laat u de gemeente weten waarom u het niet eens bent met de beslissing. Doe dat binnen 6 weken. De gemeente kijkt dan nog een keer naar uw aanvraag en neemt opnieuw een beslissing.
Bent u het daarna nog steeds niet eens met de beslissing van de gemeente? Dan kunt u aan de rechtbank vragen of de gemeente een goede beslissing heeft genomen. Dat heet ‘in beroep gaan’.
Privacy
Als u een aanvraag of melding doet, heeft de gemeente uw persoonsgegevens nodig. De gemeente behandelt uw persoonsgegevens zorgvuldig. In de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) staat hoe de gemeente met uw persoonsgegevens moet omgaan.
De belangrijkste regels zijn:
- De gemeente vraagt alleen om gegevens die nodig zijn voor het afhandelen van uw aanvraag of melding. De gemeente vraagt niet om andere gegevens.
- De gemeente gebruikt uw gegevens alleen voor het verwerken van uw aanvraag, melding of voor iets wat daar direct mee te maken heeft.
- De gemeente bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is.
- De gemeente zorgt ervoor dat uw persoonsgegevens veilig zijn.
- Alleen mensen die uw gegevens nodig hebben voor hun werk kunnen ze bekijken.
- Andere organisaties krijgen uw gegevens alleen als dit wettelijk verplicht is.
- Als u hierom vraagt, dan vertelt de gemeente u:
- welke gegevens de gemeente over u heeft
- waarvoor deze gegevens nodig zijn
- wat er met uw gegevens gebeurt
- Kloppen uw gegevens niet? Dan kunt u de gemeente vragen om ze te corrigeren.